Alha Group Air Cargo Italy

CODICE ETICO

1. I principi Generali

Il presente Codice Etico (il Codice) è da intendersi come un insieme di principi etici e susseguenti regole comportamentali che integrano e superano gli obblighi di legge.

1.1. I principi etici adottati da ALHA

La Capogruppo individua nei seguenti documenti le radici etiche alla base del proprio Codice:

• La Costituzione della Repubblica Italiana.
• La Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea.
• La Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite.
• Le Convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro.
• Le Linee Guida dell’OCSE per le Imprese Multinazionali.
• La Strategia 2020 dell’Unione Europea.
• Le Comunicazioni della Commissione Europea in materia di responsabilità sociale d’impresa, governo societario e le linee guida nazionali che implementano comportamenti volontari in materia sociale ed imprenditoriale.
• Le Linee Guida Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001.

1.2. La finalità

La finalità del Codice è quella di elevare la conduzione aziendale e l’attività professionale oltre il mero rispetto legislativo, ricercando e promuovendo uno standard comportamentale superiore, così prevenendo il rischio di comportamenti – anche solo potenzialmente – in grado di costituire la base per eventuali illeciti e così migliorando il proprio quadro organizzativo.

1.3. La volontarietà e sostenibilità

Gli impegni organizzativi che le società del Gruppo Alha assumono per realizzare i propositi e gli obbiettivi del Codice sono impegni volontari e non obbligatori – non determinati da leggi – essi pertanto hanno la caratteristica di essere sostenibili, quindi: economicamente affrontabili; organizzativamente realizzabili; durevoli.

1.4. L’obbligatorietà delle previsioni

I destinatari del Codice sono obbligati ad osservarne e rispettarne le prescrizioni ed a conformarsi alle regole ivi contenute, ovunque essi operino, sia in Italia che all’estero.

1.5. La conoscenza e la formazione

Tutti i destinatari devono conoscere il Codice.

Essi ricevono con regolarità un’adeguata offerta formativa sui contenuti del Codice, e nel caso degli amministratori, dirigenti ed altre figure apicali, si prevedono anche approfondimenti sul Modello nel suo complesso.

2. I destinatari, i principi etici

Destinatari del Codice sono coloro i quali operano per il conseguimento dell’oggetto sociale delle società del Gruppo Alha che abbiano adottato il Modello. Precisamente:

1) i componenti gli organi sociali (amministratori, organi delegati, sindaci revisori);

2) i dirigenti;

3) il personale (i dipendenti ed gli agenti con rappresentanza);

4) parasubordinati ed i collaboratori (con o senza rappresentanza esterna);

5) i consulenti, i professionisti ed i fornitori di beni e servizi.

2.1. I principi etici generali

In ossequio alle indicazioni europee ed internazionali in materia di etica e governo d’impresa adottate dalla Capogruppo, il Gruppo Alha persegue i seguenti principi etici generali:

1) tutela della dignità umana, dell’integrità e della sicurezza delle persone e dei luoghi di lavoro;

2) rispetto dei diritti civili, politici, religiosi;

3) rispetto della vita privata e della vita familiare;

4) promozione delle pari opportunità;

5) tutela dell’ambiente e dei beni storici;

6) imparzialità, correttezza e trasparenza nelle azioni, nelle scelte e nelle informazioni societarie;

7) riservatezza e tutela della privacy e delle notizie sensibili;

8) rendicontazione aziendale trasparente, esaustiva, comprensibile e regolare;

9) buon uso dei beni aziendali;

10) innovazione imprenditoriale ed eccellenza nei servizi;

11) relazioni costruttive e trasparenti con le parti interessate.

2.1.1. Tutela della dignità umana, dell’integrità e della sicurezza delle persone e dei luoghi di lavoro

La dignità umana è argomento del primo articolo della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea ed alla base della Costituzione della Repubblica Italiana, della Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite e, unitamente alla sicurezza delle persone e dei luoghi di lavoro, è alla base degli altri documenti citati in questo Codice.

Per questo, oltre alla puntuale applicazione delle norme sulla sicurezza e salute nei luoghi di lavoro, le Società del Gruppo Alha sono parte diligente nella realizzazione di tutti quei miglioramenti aggiuntivi, non obbligatori e sostenibili, che possono offrire maggiore sicurezza e maggiore professionalità delle persone. In questo senso, invitano tutte le parti interessate a promuovere l’adozione di pratiche utili a questo scopo ed a non omettere notizie che possano indicare situazioni di potenziale criticità.

2.1.2. Rispetto dei diritti civili, politici, religiosi

La tutela dei diritti della persona, soprattutto delle parti più deboli, sono alla base di ogni impegno europeo, delle Nazioni Unite e della Repubblica Italiana.

Le società del Gruppo ALHA, per quanto possa essere di propria competenza e nell’ambito della propria attività economica, promuovono il rispetto dei diritti civili, politici, religiosi e sociali, riducendo o eliminando quelle pratiche che possano potenzialmente produrre o nascondere la violazioni o la compressione di tali diritti.

Ogni valutazione influenzata – senza giustificazioni – da elementi estranei al merito ed alla competenza, come la religione, il sesso di appartenenza, il colore della pelle, le preferenze sessuali, le opinioni politiche o sindacali, la condizione sociale, diverse abilità o altri aspetti non puramente professionali, è da ritenersi critica nei confronti dei principi etici promossi dalle società del Gruppo Alha, ed è, quindi, sanzionabile.

2.1.3. Rispetto della vita privata e della vita familiare

La natura imprenditoriale di una attività non diminuisce il ruolo sociale che la Repubblica Italiana e l’Unione Europea riconosce ad ogni azienda. Infatti, le società del Gruppo Alha, nel rispetto delle loro finalità economiche, tengono conto della vita personale e familiare dei propri lavoratori al momento dell’organizzazione del lavoro.

2.1.4. Promozione delle pari opportunità

Le valutazioni del personale e delle prestazioni professionali, ancorché correttamente assunte, non sono ritenute sufficienti a promuovere le pari opportunità tra gli individui. Le società del Gruppo Alha, richiedono, infatti, una comunicazione scritta e verbale che rimuova tracce di ostacoli, pregiudizi, discriminazioni, e richiedono comportamenti coerenti a questo obbiettivo.

2.1.5. Tutela dell’Ambiente e dei beni storici

Le società del Gruppo Alha, operano valutando ogni implementazione sostenibile per migliore la qualità dei propri servizi in relazione alle sfide ambientali lanciate dall’Unione Europea ed anche in relazione alla tutela dei beni storici ed artistici verso cui entrano in contatto durante la loro attività.

2.1.6. Imparzialità, correttezza e trasparenza nelle azioni, nelle scelte e nelle informazioni societarie

I rapporti professionali dei destinatari, verso l’interno e verso l’esterno del Gruppo, devono fondarsi su comportamenti rigorosi e trasparenti. Strategie ingannevoli o pregiudiziali per un corretto operato non sono accettate perché possono compromettere gravemente le relazioni e la reputazione personale ed aziendale e perché possono condurre ad eventuali illeciti.

L’attuazione integrale e puntuale delle procedure aziendali è quindi il primo prerequisito per il rispetto di questo principio.

2.1.7. Riservatezza e tutela della privacy e delle notizie sensibili

Ampliando le tutele e le garanzie offerte dalla legislazione sulla privacy, ciascun destinatario è tenuto a conformarsi ai processi che prevedono una particolare attenzione alla gestione di dati ed informazioni ritenute sensibili.

L’uso delle informazioni e dei dati (compresa la loro conservazione o distruzione) anche se ritenuto lecito in quel momento, può comunque produrre dei rischi e della vulnerabilità alle persone ed ai processi aziendali. È pertanto richiesto ai destinatari un uso prudente delle informazioni in loro possesso segregandole ad un ambito di facile e costante controllo.

2.1.8. Rendicontazione trasparente, esaustiva, comprensibile e regolare

La cura del linguaggio e dei contenuti, affinché che si offra una rendicontazione periodica chiara, veritiera e completa agli azionisti ed all’esterno, è uno dei principali doveri richiesti agli amministratori del Gruppo ed ai destinatari in generale.

Inoltre, si richiede il rispetto di due raccomandazione volontarie proposte dalla Commissione Europea. La prima concerne il “triplice approccio” che richiede alle imprese una rendicontazione non solo economica, ma anche sociale ed ambientale.

In questo senso, il Gruppo si attiva per promuovere, nel futuro prossimo, questo tipo di rendicontazione nelle forme che ritiene più consone. Secondariamente, viene adottato il principio europeo “comply or explain”1 qualora ci si trovi nell’impossibilità a mantenere impegni precedentemente assunti.

2.1.9. Buon uso dei beni aziendali

Per rafforzare il dettato legislativo che contrasta i reati legati al riciclaggio, alla corruzione, alla concussione ed altri reati ad essi collegabili, le società del Gruppo Alha, offrono estrema attenzione alla provenienza dei beni acquistati ed all’uso che viene fatto.

Viene richiesto ad ogni destinatario, di accertarsi che il bene provenga da regolari canali commerciali e che non sussistano sospetti di illecito circa la sua produzione, la sua messa in commercio, il suo procedimento di acquisto ed il suo uso.

2.1.10. Innovazione ed eccellenza nei servizi

I servizi offerti dal Gruppo Alha sono complessi, richiedono forte specializzazione, procedure di sicurezza avanzate e sono materia di costante aggiornamento. Le persone del Gruppo Alha sono quindi costantemente attive per migliorare la qualità dei servizi e le tecnologie utilizzate. Le principali direttrici su cui si muove il Gruppo, includono, innanzi tutto, lo scambio di buone pratiche e pronti adeguamenti tecnici verso soluzioni innovative.

2.1.11. Relazioni costruttive e trasparenti con le parti interessate

La parti interessate (stakeholder) sono controparti privilegiate nelle relazioni societarie, soprattutto se di natura sindacale.

È volontà del Gruppo condividere passaggi di comune interesse al fine di costruire rapporti stabili, duraturi e fruttuosi con chi condivide – a vario titolo – i buoni risultati del Gruppo.

Tra le parti interessate si fa menzione delle rappresentanze sindacali, della clientela, delle comunità locali, delle cooperative e ed altri lavoratori contrattualizzati, delle associazioni in genere (come ad esempio quelle consumeristiche, ambientaliste ed animaliste, per i diritti individuali), delle altre istituzioni legate al benessere della comunità, degli azionisti e degli obbligazionisti.

3. Le norme di condotta dei destinatari

Le linee di condotta sotto elencate, interpretano l’applicazione dei principi etici ma non esaurisco obblighi e doveri che dovessero emergere dai casi qui non contemplati.

3.1. Norme di condotta

I destinatari sono tenuti al rispetto delle procedure aziendali, e nel solco di queste, è richiesto il rispetto delle seguenti norme generali di condotta.

3.1.1. L’ambiente di lavoro

È richiesto ai destinatari di contribuire ad un ambiente professionale sicuro e che tenga conto della sensibilità e della dignità delle persone. Pertanto, è ritenuto pregiudizievole di questo obbiettivo e quindi sanzionabile:

1) prestare servizio sotto gli effetti di sostanze alcoliche, stupefacenti o di sostanze che abbiano effetti analoghi;

2) consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa;

3) detenere presso i propri strumenti elettronici, in locali, magazzini, pertinenze, o in qualsiasi altro luogo che sia riconducibile al Gruppo Alha:

a) materiale pornografico di qualsiasi tipologia esso sia;

b) materiale di propaganda di organizzazioni politiche, religiose o altra foggia che inneggino a valori o ad azioni in aperto contrasto ai diritti individuali sanciti delle Nazioni Unite, dall’Unione Europea e dalla Repubblica Italiana;

c) materiale che non sia certamente ottenuto nel rispetto delle leggi sui diritti della proprietà intellettuale; della privacy; del segreto industriale; del segreto di stato;

d) materiale di provenienza sconosciuta con il rischio che possa essere dannoso alla salute ed alla sicurezza, di provenienza illecita o di contrabbando;

e) materiale o informazioni sensibili il cui uso e detenzione non sia certamente autorizzata.

In generale, i documenti, gli strumenti di lavoro, gli impianti, le dotazioni ed ogni altro bene o merce, materiale ed immateriale, di proprietà delle società del Gruppo Alha o in transito, sono utilizzati e trattati esclusivamente a fini aziendali solo attraverso le modalità sicure appositamente previste. Non possono essere utilizzati per finalità personali, né essere illegittimamente trasferiti o messi a disposizione di terzi e devono essere utilizzati e custoditi e manutenuti con la medesima diligenza di un bene proprio e secondo le procedure.

3.1.2. Gestione del personale

Il percorso valutativo e le evoluzioni del profilo personale sono tracciabili, documentabili e codificate.

Nel caso delle nuove assunzioni e nuovi incarichi, la valutazione è effettuata attraverso il confronto tra più candidati tenuto conto delle esigenze aziendali.

Il processo decisionale non deve subire interferenze, né deve soffrire di pratiche clientelari e deve essere privo di conflitti di interesse.

È un obbiettivo del Gruppo Alha offrire a tutti un rapporto professionale equilibrato fondato su mansioni adeguate, giudicato secondo criteri di merito, ed è richiesto alle persone che rappresentano il Gruppo Alha di fornire con efficienza e cortesia i servizi richiesti – anche nei momenti di difficoltà, nei limiti delle previsioni contrattuali.

A tutela del Gruppo e dei colleghi meritevoli, condotte professionali inadeguate alle mansioni assegnate e comportamenti etici sanzionabili, produrranno le giuste valutazioni negative.

In nessun caso è consentito tollerare o alimentare un ambientale professionale che favorisca comportamenti censurabili, come:

1) tenere comportamenti autoritari, irrispettosi, ineducati, o avere una condotta ingannevole nei confronti dei colleghi o del proprio personale (o di quello in via di assunzione);

2) essere acquiescenti verso atteggiamenti intimidatori ed ostili nei confronti di un singolo o di gruppi di lavoratori;

3) consentire sgraditi commenti a sfondo sessuale o di altro genere.

3.1.3. Sponsorizzazioni, donazioni e regalie

Non è consentito accettare alcuna forma di regalo (od omaggio assimilabile) che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, che appaia chiaramente rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile al Gruppo Alha. Gli omaggi ricevuti che dovessero rientrare in questa categoria e che per ragioni contingenti non fossero restituibili, andranno registrati e consegnati alla Società.

Atti di cortesia ed omaggi, verso rappresentanti della Pubblica Amministrazione o pubblici ufficiali, sono consentiti purchè di modico valore e tali da poter essere considerati usuali in relazione alla ricorrenza. Tali atti di cortesia e/o regalie, devono, comunque mantenere una forma ed una modalità tale da non compromettere l’integrità e la reputazione del gruppo Alha e non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario.

3.1.4. Rapporti con la pubblica amministrazione, gare ed appalti

Per prevenire rischi di illeciti ed innalzare l’attenzione verso comportamenti che possono anche solo potenzialmente portare alla violazione delle leggi che regolano i rapporti con la Pubblica Amministrazione e che regolano i servizi erogabili dal Gruppo Alha, si fa espresso divieto a ciascun destinatario (sia direttamente, sia indirettamente per il tramite di persona interposta) di promettere, corrispondere, ricevere (anche solo in promessa) denaro, doni o beni o altre utilità, sotto qualsiasi forma, che possano configurarsi come possibili pressioni o preludio a illecite richieste.

La scelta dei fornitori e dei consulenti è regolata da processi interni, gare, valutazioni tecnico­economico, che in ogni caso vertono sulla qualità; sulle caratteristiche tecniche dell’offerta e della professionalità sottostante; sulla convenienza economica giustificata dalle esigenze aziendali.

Nel caso di scelte e operazioni da effettuarsi al di fuori di procedure standard è richiesta una adeguata motivazione e la pronta segnalazione all’O.d.V.

3.1.5. Gestione contabile, finanziaria e di bilancio

Durante il percorso di redazione dei documenti contabili e del bilancio, è richiesta la segnalazione di qualsiasi opacità e di ogni operazione che possa potenzialmente condurre ad una successiva violazione delle previsioni di legge, delle norme codicistiche, dei principi contabili vigenti in materia.

Particolare riguardo è rivolto alle scelte tecnico­contabili che possano indebolire le barriere erette contro il rischio di illeciti sul capitale, sul patrimonio, sui diritti delle parti, sulle comunicazioni sociali. Una presentazione chiara, veritiera e trasparente della situazione patrimoniale e finanziaria, sono gli obbiettivi primari richiesti al personale addetto alla gestione finanziaria ed alla rendicontazione amministrativa.

3.1.6. Segnalazioni di violazioni e illeciti

Al fine radicare una coscienza sociale e legale, ed al fine di implementare il Modello, il Gruppo Alha, attraverso l’Organismo di Vigilanza, protegge l’identità di coloro i quali segnalassero illeciti o violazioni del Codice, mettendoli anche al riparo da eventuali ritorsioni o discriminazioni dirette o indirette. La riservatezza circa l’identità del segnalante e la sua tutela è regolata dalla legge.

Sono punite la violazione delle misure di tutela del segnalante, nonché l’abuso della procedura di segnalazione e i casi di segnalazioni infondate per dolo o colpa grave.

3.2. Norme aggiuntive di condotta i componenti gli organi apicali, di revisione dei conti e dirigenti

Nell’interesse della buona e sana gestione del Gruppo Alha, è richiesto agli amministratori, revisori e dirigenti delle società del Gruppo, che essi agiscano secondo i loro obblighi professionali con la dovuta indipendenza da interessi estranei al conseguimento della ragione sociale e degli obbiettivi indicati dalla proprietà nelle relative Assemblee.

È pertanto richiesto di:

1) essere – attraverso il proprio comportamento – un esempio di buona osservanza delle procedure aziendali, del Modello e del Codice;

2) promuovere il miglioramento organizzativo, la sicurezza, la formazione del personale, il progresso tecnologico e la sostenibilità dei processi aziendali nel rispetto delle indicazioni della società e degli azionisti;

3) garantire una comunicazione chiara ed adeguata all’interlocutore, veritiera e verificabile; 

4) valutare il rapporto tra l’efficienza professionale di ognuno e la relativa retribuzione, affinché la Società non sia gravata da un impegno economico a cui non corrisponda altrettanta capacità professionale, e, dall’altro lato, il singolo non sia sottoposto ad un carico di lavoro mal retribuito;

5) comunicare i casi in cui si ritiene possa palesarsi un interesse personale in conflitto con quello della Società, precisandone i termini;

6) garantire una efficiente ed efficace attribuzione dei poteri e delle responsabilità, assicurando la tracciabilità in ogni processo decisionale;

7) sensibilizzare i propri collaboratori al buon uso degli strumenti aziendali;

8) attivarsi secondo il principio di precauzione verso i fornitori, soprattutto se operanti in nazioni che non rispettano gli standard legislativi dell’Unione Europea;

9) adottare misure correttive immediate in caso scostamenti (o mancate applicazioni) rispetto a da quanto previsto dal Modello e dal Codice;

10) garantire ­ ove vi fosse conoscenza – la protezione e la riservatezza di ogni segnalante di illeciti o violazione del Codice, assicurando l’esclusione di qualunque tipo di ritorsione (diretta o indiretta) verso di esso;

11) assicurarsi l’assenza di pressioni, di qualsiasi natura, sulla persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’O.d.V., agli Organi societari, all’autorità giudiziaria.

4. L’Organo di Vigilanza e le Sanzioni

Il controllo inerente l’attuazione ed il rispetto del Codice è attribuito all’Organo di Vigilanza (O.d.V.).

4.1. La nomina e le caratteristiche generali

L’O.d.V. è nominato dalla Capogruppo secondo criteri di indipendenza e professionalità previsti nel Modello. I dettagli che regolano la nomina e la vita dell’Organo di Vigilanza possono essere contenuti in un apposito protocollo di nomina.

4.2. La composizione, durata ed il Responsabile

L’Organo di Vigilanza può avere una struttura monocratica o collegiale. È composto da un minimo di 1 ad un massimo di 5 componenti che durano in carica 3 anni.

La Capogruppo, all’atto della nomina, indica il Responsabile dell’O.d.V. a cui viene delegato il coordinamento. Nello specifico egli:

1. Convoca e presiede le riunioni dell’O.d.V.

2. Coordina l’attività.

3. Tiene le relazioni ed i rapporti con l’esterno.

4. Firma gli atti ufficiali dell’O.d.V. e la corrispondenza.

5. Autorizza la pubblicazione o la diffusione di documentazione.

6. Partecipa alle riunioni di coordinamento del Gruppo e viene invitato alle riunioni del Consiglio di Amministrazione e dell’Assemblea dei Soci in qualità di osservatore.

7. Ha facoltà di delegare le proprie funzioni.

4.3. Le funzioni

All’Organo di Vigilanza è affidato il compito di vigilare sull’effettività del Modello e del Codice Etico nella Capogruppo, nelle società controllate che gli hanno adottati.

Le verifiche sulla corretta applicazione del Modello e sul rispetto del Codice da parte dell’O.d.V., avvengono con regolarità e possono anche essere coordinate con altre funzioni aziendali.

Rientrano sotto la sua competenze le analisi sulla conformità al Modello, nonché l’esame di eventuali scostamenti o zone di non attuazione rispetto alle previsioni ed è parte diligente nelle iniziative per la formazione dei destinatari del Codice Etico, per la sua comunicazione e diffusione.

In sintesi, l’O.d.V. vigila:

A. Sull’osservanza delle prescrizioni del Modello, del Codice Etico e dei documenti ad esso ricollegabili da parte dei destinatari, assumendo ogni necessaria iniziativa.

B. Sulla tutela degli autori di segnalazioni, sia in tema di riservatezza, sia verificando l’assenza di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante e, più in generale, per un uso puntuale e non abusivo dello strumento di segnalazione.

C. Sulla reale efficacia ed effettiva capacità delle prescrizioni del Modello e del Codice Etico di prevenire la commissione dei reati.

D. Sull’opportunità di aggiornare il Modello o il Codice Etico in presenza di novità o evidenti situazioni di inerzia ed inattività.

È facoltà dell’O.d.V. riunire le attività di controllo delle singole società del Gruppo, e gli uffici con funzioni redazionali delle procedure (come l’Ufficio Qualità), in un unico comitato dei controlli che periodicamente esamina lo stato del Modello e le azioni da intraprendere.

4.4. I poteri

L’Organo di Vigilanza possiede autonomi ed ampi poteri ispettivi che vengono delegati tramite la delibera di nomina adottata dalla Capogruppo e vengono recepiti e rinnovati dalle singole società del Gruppo con l’adozione del Modello stesso.

In generale, i poteri attribuiti all’O.d.V. sono così riassumibili:

­

­ ­

- ha libero accesso – senza preventivo assenso alcuno da alcun Organo societario – a tutte le funzioni aziendali, a tutta la documentazione esistente, a tutti i locali societari;

- ha la possibilità di richiedere ed acquisire tutti i dati e le informazioni ritenute rilevanti;

- gli amministratori, direttori e altri soggetti responsabili e tutti i destinatari devono farsi parte

diligente e collaborare all’espletamento delle funzioni ispettive dell’O.d.V. e nelle azioni promosse per ripristinare una condizione di conformità al Modello.

L’O.d.V. è dotato di risorse autonome regolate nel Modello secondo apposite previsioni organizzative.

4.5. La rendicontazione, gestione delle informazioni, riservatezza

Annualmente, l’Organo di Vigilanza presenta all’Assemblea dei Soci, agli amministratori ed al Collegio Sindacale, il programma che riassume l’attività svolta e descrive il successivo piano di attività. Aggiorna regolarmente gli organi societari della Capogruppo e delle società sottoposte al Modello sullo stato dell’attività, sulle anomalie, sui provvedimenti presi, sulle violazioni accertate, sulle segnalazioni ricevute.

I membri dell’O.d.V. assicurano la trasparenza, tempestività e correttezza delle informazioni che rilasciano. Inoltre, assicurano la riservatezza delle informazioni di cui vengano in possesso, in particolare se relative a segnalazioni che agli stessi dovessero pervenire in ordine a presunte violazioni del Modello e del Codice Etico.

Ogni informazione in possesso dei membri dell’O.d.V. viene trattata in conformità alla vigente legislazione in materia e, nel caso di notizie di reato, prontamente comunicate all’autorità competente, secondo gli obblighi di legge.

Ogni informazione, segnalazione, relazione o rapporto, generata nell’ambito dell’attività dell’O.d.V., viene conservata in un apposito archivio (informatico e cartaceo), il cui accesso è consentito esclusivamente ai propri membri. L’identità dei segnalanti – secondo il Modello, le indicazioni e gli obblighi di legge – è protetta e riservata, non divulgata ad altri organi o funzioni societarie o all’esterno del Gruppo.

I membri dell’O.d.V. si astengono dal ricevere e utilizzare informazioni riservate per fini diversi da quelli ricompresi nelle loro funzioni.

4.6. Sanzioni disciplinari

È nei poteri dell’O.d.V. l’accertamento delle infrazioni al Codice Etico, mentre i procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni restano di competenza dell’ufficio risorse umane della società competente, il quale agisce secondo il sistema disciplinare aziendale in riferimento alle norme contrattuali, sindacali, di legge ed alle indicazioni previste nel Modello, e determina l’irrogazione di sanzioni disciplinari secondo il criterio di proporzionalità previsto dall’art. 2106 c.c., tenendo conto della gravità oggettiva del fatto costituente infrazione, il grado di colpa, l’eventuale reiterazione di un medesimo comportamento, nonché l'intenzionalità del comportamento stesso.

L'applicazione del sistema disciplinare e delle relative sanzioni è indipendente dallo svolgimento e dall’esito del procedimento penale che l’autorità giudiziaria abbia eventualmente avviato. Resta salva la facoltà per la società competente di rivalersi per ogni danno e/o responsabilità che alla stessa possano derivare da comportamenti di dipendenti in violazione del Modello e del Codice Etico.

Nel procedimento disciplinare è previsto il coinvolgimento dell’O.d.V. nella procedura di segnalazione ed accertamento delle violazioni e di irrogazione delle sanzioni per violazioni, nel senso che non potrà essere archiviato un provvedimento disciplinare ovvero irrogata una sanzione disciplinare per violazione del Codice Etico senza preventiva informazione all’O.d.V.

Per i consulenti, fornitori, collaboratori (o altre posizioni regolate da contratto diverso da quello di dipendenza) opportune previsioni contrattuali conterranno quanto richiesto e previsto a riguardo dalla singola società del Gruppo depositaria del rapporto. Il Codice Etico, anche in questi casi, sarà il documento di riferimento per le norme comportamentali richieste dal Gruppo e dalle sue società.

4.7. Norme finali

Il Codice Etico, comprensivo del sistema disciplinare, in ragione della sua valenza applicativa, è formalmente dichiarato vincolante per tutti i dipendenti e, pertanto, viene esposto, così come previsto dall’art. 7, comma 1, Legge 300/1970, “mediante affissione in luogo accessibile a tutti”. Viene altresì pubblicato sul sito del Gruppo Alha e consegnato tutti i destinatari sottoposti a contratto affinché sia data prova di conoscenza preventiva dello stesso, con attestazione corrispondente.